شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)- یکی از مباحث جدید حوزه روابط عمومی آنلاین و استفاده روابط عمومی ها از ظرفیت های فضای مجازی و تکنولوژهای نوین اطلاعاتی، موضوع شبکه ای شدن است. بدین بهانه مناسب دیدیم گفتگویی با دکتر یونس شکر خواه استاد حوزه ارتباطات الکترونیک و روزنامه نگاری آنلاین و برنده جایزه بین المللی دکتر نطقی داشته و با ابعاد گوناگون، الزامات و اهداف وکارکردهای  شبکه ای شدن روابط عمومی ها آشنا شویم.

جنابعالی چه تعریف و مفهومی از شبکه‌ای شدن دارید؟

کانون شبکه‌ای شدن تاکنون در عرصه فنی بوده و تجهیزات تولید با کمک کامپیوتر در بخش‌های گوناگون تولیدی به کار گرفته شده است. به عنوان مثال در صنعت چاپ، کامپیوتری شدن کامل شرکت‌ها با گردش کارهای دیجیتال به یک واقعیت در عرصه پیش از چاپ تبدیل شده است.

چاپخانه‌ها هم با کارکردهایی که توسط کامپیوتر کنترل می‌شوند به تولید اشتغال دارند. اگرچه شبکه‌بندی در عین حال به عنوان یک مکمل اختیاری هم می‌تواند تحقق یابد، اما مشکل در اینجا عدم آگاهی نسبت به اصلاحات و گسترش‌های بعدی است.

آنچه در زمینه شبکه‌ای شدن از اهمیت بسیاری برخوردار است داشتن اندیشه بین بخشی است.

برای آنکه فرآیندها تسهیل شود، شبکه‌سازی نه تنها باید کل سیستم‌های تولیدی، بلکه مدیریت و اداره کل را نیز در بر بگیرد.

از دیگر سو، تمام کسانی که در فرآیند تولید نقش دارند، برای اینکه محصولات بهتری تولید کنند باید در مراحل مختلف همکاری کنند: همه باید در همه زمان‌ها به اطلاعات دسترسی داشته باشند.

        ظرفیت های شبکه ای شدن را چه می دانید؟

شبکه‌سازی ظرفیت بالقوه فراوانی برای بهینه‌سازی عملیات داخلی، فرآیندهای تجاری و سازمانی دارد. شبکه می‌تواند کارمندان را از وظایف روزمره نجات دهد و انرژی آنان را در مسیر دستاوردهای مهم‌تر اجرایی آزاد سازد.

این کار برای مشاغلی که معمولاً با حجم بالایی از سفارش‌ها مواجه هستند ضروری است، هر چه سفارشات بیشتر باشد، سود هم بیشتر خواهد بود. بنابراین قرار دادن خود در فرآیندهای شبکه‌ای بسیار ضروری است و نیاز به گام‌های سازمانی و اقتصادی دارد. پردازش الکترونیک داده‌ها، دربرگیری تمامی فرآیندهای فنی، اداری و سازمانی بخش حیاتی این موضوع است.

الزامات شبکه‌ای شدن را در عصر حاضر تبین کنید؟

میزان شبکه‌ای شدن و بهره‌وری از ثمرات آن در گرو سطح توسعه و خود سازمان است.

برای اینکه شرکتی بتواند فرآیندهایش را بهینه کند، باید از برنامه‌ریزی دقیق و اهداف مشخص برخوردار باشد. هر شرکتی که می‌خواهد شبکه‌ای شود، ابتدا باید مطمئن شود که الزامات سازمانی، فنی و مالی مورد نیاز را فراهم آورده است.

شرکت باید پیش از تغییر فرآیندها، دقیقاً فکر کند. شرکت باید از این امر اطمینان حاصل کند که در هنگام ایجاد تغییرات، همه افراد درگیر، اهداف شرکت را درک می‌کنند. چنین اتفاقی به یک دیسیپلین قابل توجه نیاز دارد. چرا که شبکه‌ای شدن پدیده‌ای زمان‌بر است.

شبکه‌ای شدن مثل خرید یک بسته نیست، بلکه به زمانی طولانی نیاز دارد که باید در آن گام به گام پیشروی کرد. در چنین فرآیندی، تولیدکنندگان به عرضه آپشن‌های اتصال، سیستم‌ها و بسته‌های نرم‌افزاری با ضرایب متفاوتی از پیچیدگی می‌پردازند.

شبکه‌سازی را باید با شرایط شرکت انطباق داد و این امر با ابعاد سازمان، سن ماشین‌آلات و کیفیت فرآیندها مرتبط است.

چه شرایط و بسترهایی را برای شبکه ای شدن ترسیم می کنید؟

شبکه‌ای شدن با شرایط زیر موفق از آب در می‌آید:

ـ مدیریت کاملاً به ایده شبکه‌ای شدن باور داشته باشد.

ـ تعریف سازمان، فرآیندهای تصمیم‌سازی و قابلیت‌های سازمان به طرزی دقیق تعریف شده باشد. در غیر این صورت، حتی بهترین سیستم‌ها و پیچیده‌ترین نرم‌افزارها هم نمی‌توانند کمکی بکنند.

ـ ساختارهای عملیاتی دقیقاً مورد تحلیل قرار گرفته شده باشد و روندها، بهینه شده باشند.

ـ تجهیزات تولید از محیط‌های ارتباطی (اینترفیس) استاندارد که قابلیت همگرایی و به مشارکت‌گذاری اطلاعات را دارند، برخوردار شده باشند.

ـ کارکنان تمایل‌ها و قدرت حمایت از سیستم را داشته باشند.

لطفا کارکردهای شبکه ای شدن را بیان کنید؟

شبکه‌ای شدن همه جانبه، ابزارهای IT را برای همه فرآیندها فراهم می‌سازد و موجب ساده شدن آنها می‌شود و همه بخش‌های سازمان را در یک سیستم ساختمند به یکدیگر متصل می‌سازد.

هدف شبکه‌ای شدن، کاستن از هزینه‌های برنامه‌ریزی شغلی و اجرای امور با حداقل‌هاست. بنابراین، داشتن یک سمت‌گیری فرآیندی منظم از ضرورت برخوردار است. افزون بر این، بهبود جریان اطلاعات هم مهم است. کارکنان باید از حق دسترسی مستمر به اطلاعات ضروری برای انجام وظایف خود از طریق ایستگاه‌های کاری برخوردار باشند.

این امر باید در همه زمان‌ها امکان‌پذیر باشد که بتوان دید یک کار کجاست و از چه وضعیتی برخوردار است. معنی این موضوع این است که دسترسی به اطلاعات نباید با موانع‌ سازمانی و بخشی، سلسله مراتب، ترجیحات شخصی یا وابستگی‌ها محدود شود. معنی دیگر این موضوع در عین حال این است که مدیران باید در مورد ارتباط با خود با اطلاعات تجدیدنظر کنند و ترس بی‌پایه از دست دادن قدرت یا موقعیت را از طریق سهمی کردن دیگران در دانش به کنار بگذارند.

بهبود تبادل داده‌ها بین سیستم‌ها و ماشین‌ها هم از ضرورت‌ برخوردار است.

داده‌ها باید از نظر معقول بودن و منطقی بودن بررسی شوند تا از این طریق از بروز ارتباطات غیرمنطقی ممانعت به عمل آید و اشتباه رخ ندهد.

شبکه‌ای شدن و شبکه‌سازی باعث می‌شود تا همه ماشین‌ها در تبادل و تغییر اطلاعات درگیر باشند و در چنین شرایطی است که می‌توان فرآیندها را اتوماتیک کرد، زیر نظر گرفت و به طرزی مؤثر و فعال آنها را کنترل کرد و همین اتفاق است که در نهایت به باروری فزاینده منجر می‌شود.

شبکه‌سازی با طراحی دوباره فرآیندها و جریان‌های اطلاعاتی مرتبط به آنها باعث شفافیت بیشتر در تمام خطوط می‌شود و به این ترتیب همه فرآیندهای تولید در معرض دید قرار می‌گیرد. هدف این کار، ایجاد یک هماهنگی بهینه میان طرح‌های تولیدی و ظرفیت‌های عملیاتی است.
شبکه‌ای شدن این امکان را می‌دهد تا داده‌های مرتبط با عملیات و کار را به طرزی پیوسته و جامع در اختیار داشته باشیم که همه در یک موقعیت و مکان مرکزی می‌توانند در دسترس باشند. پارامترهایی نظیر سطح اشتغال، سطح بهره‌وری بهینه، زمان‌های تغییر خطوط و واحدهای بازدهی را می‌توان روزانه، به طرزی دقیق، قابل انکار و ساده از داده‌های موجود به دست آورد. چنین امکانی باعث تصمیم‌سازی سریع در عرصه‌های استراتژیک و اداری می‌شود.

انباشت و دسترسی به اطلاعات در حالت متمرکز، به یکپارچی اطلاعات کمک می‌کند و اطلاعات به گونه‌ای ذخیره می‌شود که برای مقاصد خاص به کار می‌دید.

 برای رسیدن به موفقیت در شبکه ای شدن چه راهکارهایی پیش بینی می کنید؟

پیش شرط اجرای موفقیت‌آمیز شبکه‌ای شدن وجود این تمایل است که فکر کردن به شیوه‌های نوین را بپذیریم و یکی از آنها باور داشتن به موفقیت در استحاله‌سازی و تغییر روندهایی است که زمان‌بر و دشوار‌ساز هستند. اما در کدام بخش‌ها باید توقع موفقیت را داشته باشید؟

فرصت‌های کاستن از هزینه‌ها، کلید کاستن از هزینه‌ها، داشتن داده‌های متحد در دیتابیس‌های مشترک است. این امر باعث ارتباط بین بخش‌های تولیدی و اداری می‌شود. در پروژه‌های شبکه‌ای باید درباره فرآیندهای سنتی بازاندیشی کرد و میزان مؤثر بودن این فرآیندها را تست کرد، قدرت و ضعف‌های سازمانی را تحلیل کرد و فرصت‌های مرتبط با کاستن از هزینه‌ها را زیر نور قرار داد.

* با تشکر از جنابعالی برای وقتی که برای این مصاحبه در اختیار ما گذاشتید.

منبع: کتاب سال روابط عمومی 93: انجمن متخصصان روابط عمومی ایران